Kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP online i jakie są zasady dla różnych grup pracowników

Wielu pracodawców zakłada, że skoro szkolenie okresowe BHP można realizować zdalnie, to dotyczy ono wszystkich stanowisk w firmie. Tymczasem obowiązek szkoleń okresowych obejmuje m.in. pracodawców, osoby kierujące pracownikami oraz pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a dla części grup dopuszczalna jest forma online. Najczytelniej oddzielić kwalifikację do trybu online od wymagań związanych z charakterem stanowiska.

Kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP online – grupy pracowników objęte obowiązkiem

Szkolenie okresowe BHP może mieć formę online (samokształcenie kierowane, e-learning) – ale tylko dla tych grup pracowników, dla których przepisy dopuszczają taki tryb realizacji. W praktyce obowiązek szkoleń okresowych dotyczy nie tylko pracowników wykonujących typowe obowiązki, lecz również podmiotów pełniących role kierownicze oraz osób zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. W segmencie szkoleń okresowych bhp online szczególne znaczenie ma poprawna kwalifikacja grup stanowiskowych.

• Pracodawcy – podlegają obowiązkowi szkolenia okresowego BHP i mogą je odbywać w trybie online, jeżeli spełnione są wymagania dopuszczające samokształcenie kierowane.
• Osoby kierujące pracownikami (np. kierownicy, mistrzowie, brygadziści) – również mają obowiązek szkolenia okresowego BHP; tryb online jest dopuszczalny dla właściwie zakwalifikowanej grupy.
• Pracownicy służby BHP – mogą realizować szkolenie okresowe BHP w formie online, jeśli ich kategoria stanowiska mieści się w grupach dopuszczonych do samokształcenia kierowanego.
• Pracownicy administracyjno-biurowi – szkolenie okresowe BHP online jest przewidziane dla osób wykonujących zadania biurowe lub o charakterze niewymagającym pracy fizycznej (w ramach dopuszczonych grup).
• Pracownicy inżynieryjno-techniczni (np. projektanci, technolodzy) – jeżeli ich zadania są wykonywane w sposób pozwalający na kwalifikację do samokształcenia kierowanego, mogą odbyć szkolenie okresowe BHP online.
• Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych – nie są kwalifikowani do szkolenia okresowego BHP w trybie online; wymagany jest tryb stacjonarny.

Żeby prawidłowo określić, kto musi odbyć szkolenie okresowe BHP online, w pierwszej kolejności przypisz osoby do grup stanowiskowych: kierownicze/organizacyjne (pracodawca i osoby kierujące pracownikami), pracownicy biurowi lub inżynieryjno-techniczni oraz stanowiska robotnicze. Od tej kwalifikacji zależy, czy szkolenie może zostać zrealizowane jako samokształcenie kierowane.

• Termin dla pracodawcy i osób kierujących: pierwsze szkolenie okresowe pracodawcy i osoby kierujące pracownikami powinny ukończyć w ciągu pierwszych 6 miesięcy od podjęcia pracy.
• Rozróżnienie: szkolenie wstępne vs okresowe: obowiązek okresowy dotyczy uzupełniania wiedzy w cyklu szkoleniowym, a nie etapu rozpoczęcia pracy – dlatego przy kwalifikacji należy sprawdzić, czy chodzi o szkolenie okresowe BHP.

Wymagane przepisy i częstotliwość szkolenia okresowego BHP w zależności od stanowiska

Zakres merytoryczny szkolenia okresowego BHP musi być zgodny z programem ramowym określonym w przepisach. Jednocześnie szkolenia okresowe należy odróżnić od szkolenia wstępnego: szkolenie okresowe podlega odnowieniu w określonych odstępach czasu.

Minimalne terminy odnowienia zależą od rodzaju stanowiska i przypisanych do niego grup. Zestawiono częstotliwość minimalną odnowienia szkolenia okresowego BHP dla wybranych stanowisk.

Grupa / rodzaj stanowiska	Minimalna częstotliwość szkolenia okresowego BHP (odnowienie)	Uwagi do planowania cyklu
Prace szczególnie niebezpieczne (robotnicze)	co 1 rok	To najkrótszy cykl odnowienia w przyjętym zestawieniu.
Stanowiska robotnicze przy innych pracach	co 3 lata	Cykl odnowienia jest dłuższy niż dla prac szczególnie niebezpiecznych.
Kadra kierownicza / osoby kierujące pracownikami	co 5 lat	Okres odnowienia wynika z charakteru stanowiska (zarządzanie/nadzór).
Inżynieryjno-techniczne	co 5 lat	Dotyczy osób na stanowiskach inżynieryjno-technicznych objętych szkoleniem okresowym.
Służba BHP	nie rzadziej niż co 5 lat	Pierwsze szkolenie okresowe powinno odbyć się w terminie określonym dla danej sytuacji na stanowisku; kolejne powtarza się co 5 lat.
Pracownicy administracyjno-biurowi	co 6 lat	To najrzadszy cykl odnowienia w przyjętym zestawieniu.

• Pierwsze szkolenie okresowe dla pracodawcy i osób kierujących: powinno zostać ukończone w ciągu pierwszych 6 miesięcy od podjęcia pracy.
• Zgodność merytoryczna z programem ramowym: niezależnie od tego, jak planowany jest cykl i w jakiej grupie stanowiskowej są pracownicy, treść szkolenia okresowego musi odpowiadać programowi ramowemu.
• Odnowienie liczone w cyklach: częstotliwości minimalne (1/3/5/6 lat) służą planowaniu terminów w harmonogramie szkoleń okresowych.

Kiedy szkolenie okresowe BHP może odbywać się zdalnie, a kiedy obowiązuje tryb stacjonarny

Tryb online może dotyczyć wyłącznie szkolenia okresowego BHP realizowanego zdalnie (np. poprzez samokształcenie kierowane lub kurs e-learningowy) i jest dopuszczalny dla wybranych grup. O tym, czy konkretne szkolenie okresowe można zrobić zdalnie, decyduje przede wszystkim przypisanie do grupy obowiązanych do szkolenia oraz to, czy charakter stanowiska wymaga praktycznego komponentu.

Dla stanowisk robotniczych szkolenie okresowe BHP ma ustawowo określony sposób realizacji: powinno odbywać się wyłącznie stacjonarnie i w formie instruktażu (nie jako samokształcenie kierowane ani kurs online). Dla części pozostałych grup szkolenie okresowe może być zrealizowane w trybie online, ponieważ aktualizacja wiedzy może być zapewniona przez naukę przez internet, przy zachowaniu programu szkolenia.

Grupa / typ stanowiska	Tryb szkolenia okresowego BHP	Najczęściej stosowana forma online (jeśli dopuszczona)
Pracownicy robotniczy	Wyłącznie stacjonarnie	— (nie jest dopuszczone jako samokształcenie kierowane ani kurs online)
Pracownicy administracyjno-biurowi	Może być online	Samokształcenie kierowane lub kurs e-learningowy (może też przyjmować formę innych form online, zależnie od organizacji)
Pracownicy inżynieryjno-techniczni	Może być online	Samokształcenie kierowane lub kurs e-learningowy
Osoby kierujące pracownikami oraz pracodawcy	Może być online	Realizacja zdalna (w dopuszczonym trybie dla tych grup)

• Robotnicze stanowiska pracy: szkolenie okresowe BHP nie może być prowadzone zdalnie jako samokształcenie kierowane ani kurs online; wymagany jest tryb stacjonarny w formie instruktażu.
• Stanowiska administracyjno-biurowe: szkolenie okresowe BHP może odbywać się online, z wykorzystaniem form opartych na nauce przez internet.
• Stanowiska inżynieryjno-techniczne: szkolenie okresowe BHP może być realizowane online, w tym w formie samokształcenia kierowanego.
• Osoby kierujące i pracodawcy: mogą realizować szkolenie okresowe BHP online, o ile mieszczą się w grupie dopuszczonej do zdalnej formy w ramach szkolenia okresowego.

Sam fakt, że praca ma charakter „biurowy” lub „terenowy”, nie rozstrzyga automatycznie o trybie. Decyzję opiera się na tym, do jakiej grupy przypisano obowiązek szkolenia okresowego i czy program oraz charakter stanowiska uzasadniają realizację przez naukę przez internet, a nie wymagają stacjonarnego instruktażu.

Jak zorganizować szkolenie okresowe BHP online: wymagania po stronie pracodawcy i pracownika

W praktyce szkolenie okresowe BHP w trybie zdalnym to nie tylko „materiały online”, ale cały proces, który ma umożliwić przyswojenie treści, kontakt z prowadzącym oraz sprawdzenie wiedzy. Po stronie organizującego i uczestnika powinny wystąpić m.in. elementy opisane poniżej.

• Organizacja po stronie pracodawcy: pracodawca organizuje szkolenie okresowe BHP i zapewnia je w czasie pracy.
• Forma online: szkolenie okresowe BHP online najczęściej przyjmuje postać samokształcenia kierowanego, ale może też być realizowane jako zdalny kurs/seminarium (np. webinarium z komunikacją dwustronną) – zgodnie z ustaloną formułą.
• Materiały i dostęp: uczestnik otrzymuje dostęp do interaktywnych materiałów udostępnianych za pomocą platformy (np. filmy, prezentacje, tablice instruktażowe, materiały tekstowe), a w ramach organizacji mogą być również wykorzystywane audiobook lub wydruk materiałów szkoleniowych.
• Konsultacje na odległość: w trakcie nauki powinna istnieć możliwość konsultacji z wykładowcą BHP na odległość (np. telefon, e-mail).
• Sprawdzenie wiedzy: szkolenie online musi zawierać element weryfikujący przyswojenie wiedzy, np. test końcowy (lub inny egzamin sprawdzający przewidziany w danej formule).
• Dokumentowanie ukończenia: proces powinien kończyć się wydaniem zaświadczenia o ukończeniu (potwierdzenia realizacji szkolenia w przyjętym trybie).
• Zgodność merytoryczna: zagadnienia muszą być zgodne z programem ramowym wyznaczonym przez ustawodawcę.

Jeśli szkolenie jest prowadzone w formule zdalnej, istotne jest, by system realizacji wspierał cały przebieg: udostępnienie materiałów, zapewnienie konsultacji, przeprowadzenie testu/sprawdzenia wiedzy oraz wygenerowanie potwierdzenia ukończenia zgodnie z przyjętą organizacją procesu.

Samokształcenie kierowane oznacza zdalną naukę na platformie, a po niej zdanie egzaminu końcowego/testu – w ramach zapewnionej konsultacji z wykładowcą na odległość.

Najczęstsze błędy przy kwalifikowaniu do szkoleń BHP online i prowadzeniu dokumentacji

Największe ryzyka przy kwalifikowaniu do szkoleń BHP online i późniejszym rozliczaniu obowiązków dotyczą dwóch obszarów: (1) nieprawidłowego trybu przypisanego do rodzaju stanowiska oraz (2) braków w dokumentacji, które utrudniają wykazanie, że szkolenie zostało realnie przeprowadzone.

W praktyce weryfikowane są komplety potwierdzeń w aktach osobowych: czy dla szkolenia wstępnego jest karta szkolenia wstępnego oraz czy dla szkolenia okresowego jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego.

• Mylenie kwalifikacji „online” z wymogiem właściwego trybu: błędy pojawiają się, gdy tryb zdalny jest stosowany tam, gdzie wymagany jest tryb stacjonarny. W szczególności pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych muszą mieć szkolenia okresowe BHP wyłącznie stacjonarnie i nie mogą ich odbywać online.
• Pomieszanie szkolenia wstępnego z okresowym: szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy i odbywa się przed dopuszczeniem do pracy. Traktowanie tej czynności jak szkolenia okresowego (lub odwrotnie) powoduje, że dokumenty nie odpowiadają właściwemu obowiązkowi.
• Brak karty szkolenia wstępnego w aktach osobowych: potwierdzeniem odbycia szkolenia wstępnego jest podpisanie karty szkolenia wstępnego przez pracownika i pracodawcę (lub kierownika komórki organizacyjnej). Karta stanowi element akt osobowych; jej pominięcie to częsty błąd.
• Brak zaświadczenia po szkoleniu okresowym: szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym. Po pozytywnym wyniku uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego, które również powinno być przechowywane w aktach osobowych. Bez niego trudno wykazać spełnienie obowiązku.
• Oparcie rozliczenia wyłącznie na „udostępnieniu materiałów”: samo ukończenie na platformie lub posiadanie rejestracji nie zastępuje właściwych dokumentów potwierdzających odbycie szkolenia — odpowiednio: karty szkolenia wstępnego lub zaświadczenia z ukończenia szkolenia okresowego.
• Nieprawidłowe dołączenie dokumentacji w formie elektronicznej: jeżeli szkolenie realizowano elektronicznie, dokumenty elektroniczne należy dołączyć lub zarchiwizować tak, aby końcowo były dostępne jako część kompletu dokumentacji w aktach.

Podczas kontroli dokumentacja szkoleniowa jest dostępna do wglądu. W ramach audytu wewnętrznego porównuje się, czy w aktach osobowych pracownika jest karta szkolenia wstępnego (dla instruktażu ogólnego i stanowiskowego) oraz czy jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego.